1. Freelancer Tools
  2. Planung & Verwaltung
  3. 📝 Papierloses Büro

📝 Papierloses Büro

Als Selbständige(r) und Freelancer erhält man häufig Post, die man dann im Ordner abheften muss und zum Teil auch für mehrere Jahre aufheben soll. Wenn man dann etwas bestimmtes sucht, muss man erstmal wieder die Ordner durchsuchen. Mit einem papierlosen Büro kannst du deine Dokumente einfach digital speichern, sortieren und suchen. Wenn du dazu noch ortsunabhängig arbeitest, ist es hilfreich, alle Dokumente digital verfügbar zu haben. Je nach Buchhaltungsanwendung, kannst du bereits deine Belege digital hinterlegen. Trotzdem gibt es nach wie vor Dokumente, die keine Belege sind und separat digitalisiert werden müssen. Mit diesen Tools ist dein papierloses Büro schnell umgesetzt.

Adobe Scan

Adobe Scan App
© Adobe

Adobe Scan gehört neben Scanbot zu den beliebtesten Scanner Apps im App Store. Du kannst all deine Dokumente sowie Formulare, Visitenkarten, Skizzen oder auch Whiteboards aus einem Meeting abscannen und als PDF abspeichern. Auch handgeschriebene Texte werden mit Adobes Sensei Technologie aufgebessert und schärfer gestellt.

In Kombination mit der Adobe Reader App könnt ihr eingescannte Formulare digital ausfüllen und unterschreiben. Weiterhin könnt ihr in Adobe Scan Bereiche eines Dokumentes einfach per Markierung direkt entfernen lassen. Diese App lohnt sich vor allem, wenn du bereits einen Adobe Account besitzt.

Anmerkung: Ihr benötigt ein Adobe Account. Eure eingescannten Dokumente werden in die Adobe Cloud geladen, können jedoch auch exportiert werden. 
🖥️ iOS, iPadOS, Android
💰Kostenlos, monatliches Abo möglich

Scanbot

Scanbot App Screenshots
© Scanbot

Scanbot stammt aus Deutschland und wurde unter anderem von Frank Thelen finanziert. Mit Scanbot kannst du ebenfalls deine Dokumente, Zeichnungen, Whiteboard oder auch QR Codes einscannen. In der Premium Version erhältst du auch eine Texterkennung (OCR), sodass du deine Dokumente durchsuchen kannst. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten in deinem papierlosen Büro und spart Zeit. Eingescannte Dokumente lassen sich als PDF exportieren oder per Mail versenden. Durch den PDF Export kannst du deine gescannten Dokumente in deiner eigenen Ordnerstruktur auf dem PC oder in deiner Cloud ablegen. Auch hier lassen sich mehrere Blätter als ein Dokument zusammenfügen.

Erweiterte Funktionen wie Ordner, Seiten nachträglich hinzufügen oder Markierungen lassen sich im monatlichen Abo freischalten. Zusätzlich erhältst du dann die Möglichkeit deine Dokumente automatisch in die Cloud deiner Wahl hochzuladen oder auch per FTP auf deinen Server sowie an DATEVonline für deine Buchhaltung.

Anmerkung: Der Datenschutz wird hier sichergestellt. Dokumente werden lokal gespeichert und nicht automatisch in einer Cloud gespeichert. Auch die Texterkennung erfolgt lokal auf deinem Gerät.
🖥️ iOS, iPadOS, Android
💰Limitiert kostenlos, monatliches oder jährliches Abo

Apple Notizen

Apple Notizen Dokumente scannen
© Apple

Als iPhone oder iPad Nutzer besitzt du bereits einen Dokumenten-Scanner für dein papierloses Büro. Dieser ist in der Notizen App von Apple integriert. Dazu legst du einfach eine neue Notiz an oder verwendest eine bestehende Notiz und klickst auf das Kamera Icon. Im Menu Sheet kannst du dann einfach “Dokumente scannen” auswählen und anfangen deine Dokumente zu digitalisieren. In der Regel erkennt der Scanner dein Dokument automatisch, wenn du dein iPhone oder iPad über das Dokument hältst. Es bildet sich ein oranger Rand um das Dokument und wird dann fotografiert. Durch die integrierte Aufbereitung der Dokumente und der verschiedenen Filter, erhältst du sehr gute digitale Ergebnisse.

Weiterhin kannst du mehrfach Papiere einscannen und diese in einem Dokument speichern.

Einmal eingescannte Dokumente in der Notizen App können sich dann auch über iCloud synchronisieren, sodass du sie auch auf deinem Mac hast und auf Wunsch als PDF exportieren kannst.

🖥️ iOS, iPadOS
💰kostenlos